Category Archives: โปรแกรม Microsolf Excel

มากรองข้อมูลให้ดูสะดวกด้วย Excel


 การจัดเก็บข้อมูลในตาราง Excel นั้นมักจัดเก็บเป็นแถวและคอลัมน์ซึ่งมักจะเก็บข้อมูลในลักษณะเดียวกันในคอลัมน์เดียวกัน เช่นยี่ห้อของเฟลชไดรฟ์ ก็จะประกอบไปด้วย Kingston, Apacer, Sandisk เป็นต้น ส่วนความจุก็จะแบ่งออกเป้น 2GB, 4GB, 8GB และอื่นๆ อีก ซึ่งหากข้อมูลที่จัดเก็บมีชุดข้อมูลจำนวนมาก การเรียกดูก็ค้องต้องเลื่อนหน้าเอกสารไล่ดูข้อมูลที่ต้องการอย่างยากลำบาก ซึ่งในกรณีที่ต้องการเลือกดูเฉพาะเฟลชไดร์ฟที่มีขนาด 2GB และ 4 GB เท่านั้น ก็ต้องคัดลอกเฉพาะแถวที่มีความจุที่ต้องการแล้วไปสร้างอีกชีทหนึ่ง ดังนั้นจึงอยากแนะนำเทคนิคให้การเรียกดูข้อมูลที่ทำได้สะดวกรวดเร็วและหาข้อมูลได้ตรงความต้องการได้มากที่สุด โดยใช้ Filter ใน Excel หรือการกรองข้อมูลนั้นเอง

1. ให้เปิดหรือเอกสารที่มีการแบ่งประเภทของข้อมูลเอาไว้แล้ว
2.และอย่าลืมว่าต้องมีหัวข้อของคอมลัมน์นั้นอยู่ในแถวแรกด้วย ในที่นี้คือ รหัส / ยี่ห้อ / ความจุ / ราคา

1.คลิ้กที่ช่องแรกที่เป็นหัวข้อ
2.จากนั้นคลิ้กเลือกไปที่เมนู Data
3.จากนั้นคลิ้กเลือกที่ Filter
4.แล้วภายในเซลหัวข้อในแถวแรกก็จะมีปุ่มรายการปรากฏขึ้นมาต่อถ้ายช่อง ให้คลิ้กที่ปุ่มนี้
5.จะปรากฏหน้าต่างขึ้นมา คุณสามารถสามารถกรองข้อมูลที่ต้องการเรียกดูได้ โดยในตัวอย่างคลิ้กปุ่มรายการเมนูในหัวข้อ ความจุ โดยเลือกกรองความจุของเฟรชไดร์ฟ ที่มีขนาด 2GB และ 4GB เท่านั้น
6.จากนั้นกดปุ่ม OK

ผลลัพธ์ที่ได้ก็จะแสดงรายการเฟลชไดร์ที่มีความจุ 2GB และ 4GB ของทกยี่ห้อปรากฏขึ้นมา ทำให้การเปรียบเทียบข้อมูลนั้นทำได้ง่ายขึ้น                ซึ่งสามารกรองในหัวข้ออื่นให้ละเอียดยิ่งขึ้นไปอีกก็ได้

—– ในกรณีที่ต้องการหาซื้อเฟลชไดร์ฟที่มีราคาไม่เกิน 300 บาทก็เพียงแค่กรองที่ราคาโดยตั้งค่าไว้ว่าโดยกรองเฉพาะราคาที่น้อยกว่า 301 บาท เพียงเท่านีั้ก็จะแสดงรายการเฟลชไดร์ทุกรุ่นทุกความจุที่มีราคาไม่เกิน 300 บาทปรากฏขึ้นมา ต่อไปนี้เวลาต้องการเรียกดูข้อมูลก็ลองใช้วิธีการกรองแบบนี้ รับรองว่าทำงานได้ง่ายยิ่งขึ้นไปอีกค่ะ

เครดิต : http://ezoffice.wordpress.com

3 เทคนิคการใช้ปุ่ม Ctrl ให้ทำงานใน Excel ได้เร็วขึ้น


 วันนี้จะขอนำเสนอเทคนิคในการใช้ปุ่ม Ctrl กับ Excel ที่จะช่วยให้คุณทำงานเร็วขึ้น 3 เทคนิคด้วยกัน โดยเทคนิคกที่ 1 จะเป็นการเลื่อนเซลไปยังเซลสุดท้ายที่มีข้อมูล ซึ่งจะมีประโยชน์มากหากเซลในแถวหรือคอลัมน์นั้นมีข้อมูลต่อกันเป็นจำนวนมาก เมื่อกด Ctrl ค้าง + ลูกศรก็จะเลื่อนไปเซลสุดท้ายในพริบตา ส่วนเทคนิคที่ 2 เป็นการใช้ปุ่ม Ctrl ค้าง + กับการคลิ้กหรือลากเมาส์ ทำให้เลือกเฉพาะเซลที่ต้องการได้แบบไม่ต่อเนื่อง เช่นการเลือกเซลเว้นเซลข้ามไปเซลนั้นเซลนี้ได้หมด ส่วนเทคนิคสุดท้ายคือการกด Ctrl + Enter ในขณะที่พิมพ์ข้อความในเซลนั้นเสร็จจะไม่เลื่อนไปยังเซลบรรทัดถัดไปแต่จะเลือกที่เซลเดิมที่เพิ่งคีย์ข้อมูลไป ซึ่งหากยังไม่เห็นภาพ ลองไปดูแต่ละวิธีผ่านการบรรยายในภาพกันเลยค่ะ

เทคนิคการเลื่อนไปเซลสุดท้ายแบบทันใจ ด้วย Ctrl ค้าง + ลูกศร ขึ้น ลง ซ้าย ขวา

1.คลิ้กที่เซลเริ่มต้นแล้วกดปุ่ม Ctrl ค้างไว้
2.ในขณะที่กด Ctrl ค้างไว้ แล้วกดปุ่มลูกศรลง จะเลื่อนไปยังเซลสุดท้ายทันที ลองนึกภาพถ้าจะเลื่อนเซลในตำแหน่งที่ A1000 โดยการคลิ้กเลื่อน Scroll bar แล้วคลิ้กที่เซลที่ A1000 กับการกดปุ่ม Ctrl ค้าง + ลูกศรลงแล้วไปเซลที่ A1000 ในทันที
3.ในขณะที่กด Ctrl ค้างไว้ แล้วกดปุ่มลูกศรขวา จะเลื่อนไปยังเซลสุดท้ายทันที

เทคนิคการเลือกเซลเฉพาะเซลที่ตอ้งการ ด้วย Ctrl ค้าง + คลิ้กเมาส์หรือลากเมาส์

1.ให้คลิ้กที่เซลใดเซลหนึ่งแล้วกด Ctrl ค้างไว้
2.ในขณะที่กด Ctrl ค้างไว้แล้วลากเมาส์หรือคลิ้กไปยังเซลอื่นๆ ก็จะเลือกเซลนั้นเพิ่มทันที
3.ในขณะที่กด Ctrl ค้างไว้ก็คลิ้กไปยังเซลอื่นๆ
4.ในขณะที่กด Ctrl ค้างไว้ก็คลิ้กไปยังเซลอื่นๆ อีก
5.เมื่อเลือกเฉพาะเซลที่ต้องการแล้ว เราก็สามารถแก้ไขเปลี่ยนแปลงเฉพาะเซลนั้นเช่นการเปลี่ยนข้อความเป็นตัวหนา
6.จะเห็นว่าข้อความจะเปลี่ยนเฉพาะเซลที่เลือกด้วยการกด Ctrl ค้างไว้

เทคนิคการกด Enter แล้วไม่ขึ้นบรรทัดใหม่ ด้วยCtrl ค้าง + Enter

1.เมื่อใส่ข้อมูลเซลแล้วกดปุ่ม Enter จะเลื่อนเซลไปยังบรรทัดถัดไปซึ่งเป็นเรื่องปกติ
2.แต่หากใส่ข้อมูลเสร็จแล้วกดปุ่ม Ctrl ค้าง + Enter จะยังเลือกเซลเดิมที่เพิ่งใส่ข้อมูล
3.ซึ่งจะทำให้เราสามารถทำการคัดลอกหรืออื่นๆได้ ทันที เพราะหากเป็นวิธีแรกจะต้องเลื่อนเซลกลับไปยังเซลที่มีข้อความเดิม ซึ่งทำให้เสียเวลา

—– นี่คือ 3 เทคนิคการใช้ปุ่ม Ctrl ให้การทำงานใน Excel เร็วและง่ายขึ้น โดยเฉพาะเทคนิคแรกที่ผมใช้บ่อยมาก เพราะสามารถไปยังเซลสุดท้ายได้ทันที แต่ก็มีข้อเสียตรงหากชุดข้อมูลนั้นถูกเว้นว่างก็จะไปเฉพาะเซลสุดท้ายที่มีข้อมูลเท่านั้น ส่วนเทคนิคที่ 2 ก็ใช้บ่อยเช่นกัน เพราะสามารถทำให้เราเลือกเฉพาะเซลที่ต้องการได้ ไม่ต้องเลือกทั้งหมดหรือเลือกเฉพาะคอลัมน์หรือแถวต่อกัน ลองเอาไปใช้กันดูครับรับรองงานไวขึ้นทันตาเห็น —–

เครดิต:[http://ezoffice.wordpress.com/]

%d bloggers like this: